E-Mail di lavoro, i sei errori più diffusi

di Caterina Galloni
Pubblicato il 4 Giugno 2020 6:25 | Ultimo aggiornamento: 3 Giugno 2020 18:32
E-mail, Ansa

E-Mail di lavoro, i sei errori più diffusi (foto Ansa)

ROMA – Scrivere in una mail professionale “grazie in anticipo” o “urgente” nell’oggetto oppure saltare i convenevoli, a chi la riceve può dare una pessima impressione.

A rivelare i sei errori più diffusi quando si scrive una mail professionale è Nicole Grainger-Marsh, consulente aziendale ed executive coach dell’agenzia di collocamento Precision Sourcing, a Sidney.

In un post sul blog Seek, ha elencato agli australiani gli errori che possono compromettere la credibilità con i datori di lavoro e i clienti.

Secondo Grainger-Marsh, chi scrive “urgente” si rivela impaziente, mentre scrivere lunghi paragrafi pieni di informazioni inutili dà l’immagine di cattivo comunicatore.

Spiega che firmare la corrispondenza con “grazie in anticipo” offre l’immagine di una persona egocentrica, sprezzante e maleducata, che pretende di avere la priorità.

1. SALTARE I CONVENEVOLI

Entrare direttamente nel merito del lavoro, senza porgere un cortese saluto, fa sembrare “bruschi e maleducati”.

“In una sala riunioni non ci si comporterebbe così, dunque perché farlo via e-mail?”, il commento della coach. Grainger-Marsh osserva che vale sempre la pena rivolgersi a una persona con il nome o titolo.

Non c’è bisogno di esagerare con le parole ma solo mostrare cortesia e rispetto, in particolare a capi, clienti o colleghi con i quali non si ha familiarità.

2. SCRIVERE “GRAZIE IN ANTICIPO”

Anche se ben intenzionati, ringraziare qualcuno in anticipo può sembrare scortese e egocentrico, avverte Grainger-Marsh.

E’ visto come un’aspettativa automatica, il che tende a far arrabbiare il destinatario che si sente usato e dato per scontato.

“Può pensare:”aspetta un po’, non ho ancora detto che risponderò ma hai appena supposto che accetterò quanto mi chiedi”, sostiene la coach. Grainger-Marsh consiglia di firmare con un finale generico, ad esempio “cordiali saluti”.

3. “URGENTE”

Secondo la coach, le e-mail dovrebbero essere contrassegnate come “urgenti” solo quando il contenuto si riferisce a una questione davvero urgente.

Anche in quel caso, spiega che farlo può essere interpretato come una “sfida” e non una richiesta professionale, ed è quasi certo riceverà una reazione infastidita dal destinatario.

A quel punto, è meglio organizzare un incontro di persona così da risolvere la questione il più rapidamente possibile.

“Se qualcosa è davvero urgente e state cercando di convincere una persona a dare la priorità alla vostra richiesta, dovete essere in grado di influenzarla e persuaderla”.

“Ma tramite e-mail è complicato poiché è più semplice rifiutare qualcosa. È molto più difficile dire “no” di persona o al telefono”.

4. SPEDIRE IN COPIA A TUTTO L’UFFICIO

Secondo Grainger-Marsh, mandare “rispondi a tutti” o mettere in copia metà dell’ufficio può sembrare che ci si sottragga dalle responsabilità o si trasferisca parte della mole di lavoro agli altri.

Come regola generale si dovrebbero includere solo i destinatari che hanno un compito da portare a termine o che devono essere aggiornati sulla questione.

“Ho lavorato con i CEO e dicono:’se mi metti in copia e sono solo informazioni, premo Canc'”, ha affermato Grainger-Marsh.

5. SCRIVERE “ROMANZI”

Scrivere lunghi paragrafi in cui si divaga, che includono punti non necessari, dà l’impressione di cattivi comunicatori, non in grado di analizzare le informazioni e di estrapolare quelle pertinenti.

Affinché le e-mail siano chiare e concise, la coach consiglia di fare un elenco di punti essenziali, ciò che il destinatario deve davvero sapere.

6. PESSIMA GRAMMATICA

Errori di ortografia e uso sbagliato della punteggiatura mostrano una “mancanza di interesse e di professionalità”.

Vale sempre la pena dedicare del tempo alla correzione delle e-mail leggendole e, se possibile, anche alta voce.

Rileggere ciò che si è scritto può evidenziare frasi sconnesse, che potrebbero essere suddivise in due e frasi che non rientrano nel contesto.

È fondamentale triplicare il controllo ortografico e grammaticale in qualsiasi corrispondenza indirizzata a un capo o cliente.

L’invio di una mail con più errori può far pensare al destinatario che non v’interessa del suo tempo né della comunicazione.

CINQUE PAROLE DA NON DIRE MAI A UN COLLOQUIO DI LAVORO

1. Ovviamente

2. Noi

3. Maniaco del lavoro o stakanovista

4. Sfida

5. Motivato a un cambiamento. (Fonte: Daily Mail, Seek).