Collegamento registratori di cassa al Pos, al via i controlli dell’Agenzia delle entrate: ecco cosa sapere

Dalla giornata del 5 marzo, è stato attivato sul sito dell’Agenzia delle entrate il nuovo servizio per permettere il collegamento tra registratori telematici (Rt) e strumenti di pagamento elettronico, reso obbligatorio dalla Legge di Bilancio 2025. Non si tratta di un collegamento fisico, ma di un abbinamento “virtuale” tramite un servizio online, disponibile dal 5 marzo nell’area riservata sul sito dell’Agenzia. Sul sito è disponibile anche una guida dedicata per gli operatori e per i loro intermediari, che spiega passo dopo passo come procedere per completare la comunicazione e alcune Faq di chiarimento su casistiche specifiche.

Dal 5 marzo sono scattati anche i controlli dell’Agenzia delle entrate per gli esercenti obbligati a collegare i registratori di cassa e i sistemi di pagamento elettronico (Pos). In caso di eventuali anomalie, il Fisco ha predisposto l’invio di specifiche comunicazioni di compliance rivolte ai contribuenti: si tratta di lettere con cui si invitano commercianti e professionisti a chiarire le ragioni delle eventuali discrepanze riscontrate nei flussi informativi trasmessi.

Collegamento cassa al Pos: come fare

Si ricorda che per completare la registrazione c’è tempo fino al prossimo 20 aprile. Per abbinare registratori telematici e Pos, l’esercente, anche tramite intermediario, deve accedere al portale “Fatture e corrispettivi” e associare, tramite il servizio “Gestione collegamenti”, la matricola del registratore telematico già censito in Anagrafe tributaria con i dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare.

Per rendere più semplice l’operazione, all’esercente viene mostrato l’elenco degli strumenti di pagamento elettronico di cui risulta titolare, preventivamente comunicati all’Agenzia dagli operatori finanziari. Nel caso in cui la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri non siano effettuate tramite un registratore telematico ma utilizzando la procedura web dell’Agenzia (“Documento Commerciale on line”), il collegamento può essere realizzato tramite lo stesso servizio.

Al via le verifiche dell’Agenzia delle entrate

Le verifiche riguardano soprattutto le attività in cui si registra una forte differenza tra gli importi incassati tramite strumenti elettronici e i corrispettivi comunicati telematicamente all’Agenzia delle entrate. L’amministrazione finanziaria è in grado di incrociare in modo automatico i dati dei pagamenti effettuati con carte o bancomat con quelli registrati alla chiusura della cassa. Questo sistema di controllo è possibile grazie al monitoraggio attivo dal 2022, che consente al Fisco di ricevere dagli istituti bancari le informazioni relative a tutte le transazioni digitali effettuate presso gli esercizi commerciali. Quando le somme risultano incoerenti tra loro, il sistema segnala l’anomalia e può scattare la richiesta di chiarimenti. Una situazione tipica si verifica quando un pagamento elettronico viene incassato ma non è accompagnato dall’emissione dello scontrino elettronico.

Lettera di compliance e regolarizzazione

Effettuando il controllo e il censimento dei dispositivi, eventuali piccole incongruenze tra gli incassi registrati dal Pos e quelli riportati negli scontrini possono essere spiegate o sistemate con facilità. Al contrario, se non si interviene per verificare la propria posizione, il sistema informatico può classificare l’attività come irregolare, facendo scattare la lettera di compliance. La compliance dell’Agenzia delle entrate è un sistema di collaborazione che invita i contribuenti a correggere spontaneamente errori o omissioni fiscali prima degli accertamenti formali. Attraverso lettere inviate via pec o app Io, il fisco segnala le anomalie, permettendo la regolarizzazione con il cosiddetto ravvedimento operoso, con sanzioni ridotte.

Va ricordato che le comunicazioni inviate dall’amministrazione non comportano automaticamente una sanzione. Come spiegato dai vertici dell’Agenzia delle entrate, il loro scopo principale è quello di segnalare eventuali criticità e avviare un dialogo con il contribuente. Ricevuta la lettera, l’esercente può regolarizzare la propria posizione attraverso due strade: fornire una spiegazione dell’anomalia oppure ricorrere al ravvedimento operoso. Si tratta quindi di una fase preliminare che consente di sistemare eventuali irregolarità prima dell’avvio di controlli più approfonditi.

Qualora ci fosse un errore tecnico, come per esempio un malfunzionamento del registratore telematico mentre il Pos continuava a funzionare, l’operatore può dimostrare il guasto e spiegare l’accaduto. Presentando la documentazione che prova il problema tecnico, la pratica può essere chiusa senza ulteriori conseguenze. Diverso il caso in cui l’esercente si accorga che alcune operazioni non sono state documentate correttamente. In questa situazione è possibile mettersi in regola autonomamente versando quanto dovuto. Grazie al ravvedimento operoso le sanzioni risultano notevolmente ridotte rispetto a quelle previste in caso di accertamento formale.

Multa e sospensione dell’attività: cosa si rischia

La legge stabilisce diverse sanzioni per gli esercenti, a seconda del tipo di violazione riscontrata. Se il registratore telematico non è tecnicamente collegato al terminale di pagamento, la multa può oscillare tra i mille e i 4mila euro. Quando invece una transazione elettronica non viene memorizzata o trasmessa correttamente, è prevista una sanzione di 100 euro per ogni operazione, con un limite massimo di mille euro per trimestre, purché la violazione non comprometta la corretta liquidazione dell’imposta. Nel caso più grave, ovvero quando la discrepanza tra gli incassi registrati dal Pos e gli scontrini nasconde un’omissione fiscale, la multa corrisponde al 70% dell’IVA non versata (in passato era il 90%), con una soglia minima di 300 euro per ogni singola operazione.

Inoltre, se nell’arco di cinque anni vengono accertate quattro violazioni distinte in giornate diverse può scattare la sospensione della licenza o dell’autorizzazione a esercitare l’attività. Il periodo di stop può variare da 15 giorni fino a due mesi. Se l’ammontare complessivo dei corrispettivi non documentati supera i 50mila euro, la sospensione può arrivare fino a sei mesi, con conseguenze piuttosto pesanti per la continuità dell’attività commerciale.