Cambio amministratore di condominio, come fare: regole e passaggio di consegne spiegati in modo semplice

L’amministratore di condominio è la figura centrale nella gestione di un edificio: si occupa delle spese, dei lavori, dei fornitori e dell’esecuzione delle decisioni prese dall’assemblea. Tuttavia non sempre tutti i condomini sono soddisfatti del suo operato. Per questo motivo la legge prevede la possibilità di sostituirlo, sia alla scadenza naturale del mandato sia prima, in presenza di problemi o perdita di fiducia.

L’incarico dell’amministratore dura normalmente un anno e si rinnova automaticamente per un altro anno, salvo diversa decisione dell’assemblea. Alla scadenza, i condomini possono scegliere se confermarlo oppure nominare un nuovo professionista.

La riforma del condominio del 2012 ha reso più semplice la sostituzione, ma restano alcune regole precise da rispettare per evitare contestazioni. Il cambio può avvenire in tre casi principali: fine dell’incarico, revoca da parte dell’assemblea oppure revoca disposta da un giudice nei casi più gravi.

Le maggioranze necessarie per la revoca

La decisione di revocare l’amministratore spetta all’assemblea condominiale. La legge stabilisce che serve la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno 500 millesimi del valore dell’edificio, sia in prima sia in seconda convocazione. Le stesse maggioranze valgono anche per confermare l’amministratore in carica.

Una volta revocato, si procede alla nomina del nuovo amministratore. Se però non viene scelto subito un sostituto, quello uscente continua temporaneamente a svolgere le sue funzioni fino alla nuova nomina, per evitare che il condominio resti senza gestione.

La nomina diventa effettiva solo quando il nuovo amministratore accetta formalmente l’incarico. In quel momento deve comunicare i propri dati, indicare dove saranno conservati i registri e rendere accessibili ai condomini le informazioni di contatto, spesso tramite una targhetta all’ingresso dello stabile.

Il passaggio di consegne: un momento delicato

Il passaggio di consegne tra amministratore uscente e nuovo amministratore non è una semplice formalità, ma una fase molto importante. Solo con la consegna completa dei documenti il nuovo professionista può gestire correttamente il condominio.

Devono essere consegnati tutti gli atti relativi alla gestione: bilanci, registri, estratti conto bancari, contratti, fatture, documentazione fiscale e ogni informazione utile. In questa fase viene spesso redatto il rendiconto finale, che permette di verificare eventuali errori o ammanchi di denaro.

La legge non stabilisce un termine preciso per la consegna, ma generalmente si considera corretto attendere circa 30 giorni dalla nomina del nuovo amministratore, così da consentire eventuali impugnazioni della delibera. È comunque consigliabile che tutto avvenga nel più breve tempo possibile.

Per maggiore sicurezza si redige un verbale di consegna firmato da entrambi, dove si elencano tutti i documenti trasferiti. Questo documento è utile per evitare contestazioni future.

Obblighi dell’amministratore uscente e cosa fare se non collabora

Secondo l’orientamento della giurisprudenza, l’amministratore uscente deve consegnare personalmente tutta la documentazione senza chiedere compensi aggiuntivi o rimborsi spese. Non basta mettere i documenti a disposizione nel proprio studio: deve attivarsi concretamente per la consegna.

È importante sapere che non può trattenere documenti o soldi del condominio nemmeno se deve ancora ricevere compensi o rimborsi. Un comportamento del genere potrebbe configurare responsabilità civile e, nei casi più gravi, anche reati come l’appropriazione indebita.

I documenti da restituire comprendono, tra gli altri: verbali delle assemblee, regolamento condominiale, tabelle millesimali, conti correnti, anagrafe dei condomini, polizze assicurative, contratti di manutenzione, chiavi degli spazi comuni e documentazione fiscale.

Se l’ex amministratore non consegna tutto o ritarda, il condominio — tramite il nuovo amministratore — può rivolgersi al giudice anche con un ricorso urgente per ottenere la restituzione e l’eventuale risarcimento dei danni.